엑셀, PPT 단축키와 꿀기능 완벽 정리!
엑셀, PPT 단축키와 꿀기능 완벽 정리!
  • 허수정 에디터
  • 승인 2018.08.13 16:25
  • 댓글 0
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알아두면 쓸데 있는 엑셀, PPT 단축키

전공 불문! 대학생이라면 너나없이 사용해봤을 오피스 프로그램, 엑셀과 PPT. 이 두 프로그램은 직장인이 되어서도 계속 이용하는 프로그램이므로, 제대로 배워 두지 않으면 두고두고 골치를 앓게 될 것이다. 
평범한 대학생에서 센스 있는 직장인으로 거듭나게 해줄 엑셀과 PPT 단축키, 그리고 유용하게 사용할 수 있는 단축꿀키까지 소개한다. 
 

PATR1. 엑셀, PPT 공통 단축키

대학생과 직장인들의 필수 오피스 프로그램, '엑셀'과 'PPT'

엑셀과 PPT의 주요 단축키를 알아보기 전, 공통으로 사용할 수 있는 단축키에 대해 살펴보자. 어느 프로그램을 사용하든, 모두 빈번하게 사용되는 단축키이므로 반드시 외워두는 것이 좋다.

 

PATR 2. 엑셀 주요 단축키

회계, 경리, 인사, 영업관리 직군을 준비하는 대학생이라면 마스터해야 할 '엑셀'

엑셀은 직장인들이 가장 많이 사용하는 프로그램 중 하나. 급여 계산은 물론 회계, 경리, 인사, 영업관리 등 거의 모든 분야에서 활용되고 있기 때문이다. 따라서 직장인뿐만 아니라 취업을 준비하는 대학생들도 외워두면, 훗날 센스 있는 직장인으로 평가받을 수 있을 것이다.

엑셀 단축꿀키

빠른 채우기: Ctrl+E

현재 100명의 회원을 관리하고 있으며, 회원들이 거주하는 시/도의 정보가 필요하다고 가정해보자. 이럴 때 서울특별시, 충청도, 강원도, 경상도 등을 일일이 찾아 나서야 하는 것인지, 함수를 써야 하는 것인지 고민이 많아질 터. 이럴 때 ‘Ctrl+E’ 단축키 하나면 고민을 해결될 것이다. 

이 단축키는 일정한 패턴으로 입력된 문장에서 원하는 문자만 추출하는 단축키다. 문장이 일정한 패턴을 가지고 있다면 주소, 이메일, 날짜 상관없이 원하는 모든 것을 추출할 수 있다. 실행 방법은 이렇다. 오른쪽 셀에는 주소 정보를, 왼쪽 셀에는 내가 추출하고자 하는 정보를 입력한 뒤 Enter키를 누른다. 그리고 내가 Ctrl+E를 누르면 내가 시/도 정보가 그대로 추출된다. 

이전 명령 재실행: F4

두 셀을 선택한 후, 메뉴 상단 바의 ‘병합하고 가운데 맞춤’을 클릭하여 두 셀을 하나의 셀로 합쳤다. 그런데 이 과정을 30번 반복해야 한다면 어떻게 해야 할까? 병합해야 하는 셀들을 일일이 선택해 해당 과정을 30번씩 반복해야 할까? 

이렇게 이전 명령을 반복해야 할 때 사용할 수 있는 단축키가 바로 ‘F4’다. 예로 든 셀 병합뿐만 아니라 붙여넣기, 서식 반복 등 대부분의 명령을 수행하기 때문에 시간 단축에 큰 도움을 준다. 위의 경우에는 병합하고자 하는 두 셀을 선택한 후 F4만 누르면, 복잡한 과정을 반복하지 않고도 셀을 병합할 수 있다. 

수식 검토: Ctrl+`

엑셀을 사용할 때 가장 활용도가 높은 것이 ‘수식’이다. 그러나 수식을 적용한 후, 빠진 수식은 없는지, 수식 적용 범위가 제대로 설정되어 있는지 꼭 확인해 보아야 한다. 특히 수식이 돈과 관련되어 있다면 보다 꼼꼼히 짚고 넘어가야 나중에 큰 실수가 없을 것. 이때 유용하게 사용할 수 있는 단축키가 ‘Ctrl+`’다. 

Ctrl+`는 셀에 입력된 수식을 확인할 수 있는 단축키다. 수식을 입력한 후 Ctrl+`키를 누르면 입력된 셀에 입력된 모든 수식을 볼 수 있다. 이 때문에 수식을 검토할 때 여러모로 도움이 된다. 회계, 경리, 인사 쪽으로 진로를 생각하고 있는 대학생이라면 꼭 외워 두자. 

 

PATR 3. PPT 주요 단축키

과제, 대외활동 발표 등 활용범위가 넓은 'PPT'

PPT 없는 대학생활은 ‘앙꼬 없는 찐빵’과 같다. 개인 과제, 조별과제, 대외활동 발표 등 그 활용범위가 무척이나 넓기 때문. 이 때문에 PPT를 잘 다루는, 일명 ‘PPT 장인’은 어딜 가나 환영받기 마련이다. 어느 자리에서든 환영받는 존재가 되고 싶다면 PPT 단축키부터 암기해 보자. PPT 장인으로 거듭나는 첫 시작이 될 터니.

PPT 단축꿀키

눈금선 표시: Shift+F9

보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다는 말이 있다. 이는 PPT도 마찬가지. 도형과 이미지, 차트 등의 간격이 뒤죽박죽이거나, 어지럽게 흩어져 있으면 아무리 좋은 내용의 콘텐츠를 담고 있더라도 쉽게 눈길이 가지는 않을 것이다. 더군다나 PPT는 발표용으로 많이 이용되는 만큼 보이는 것에도 크게 신경을 써야 한다. 

이를 위해 Alt+F9 단축키를 이용한 ‘안내선’을 많이 사용하는데, 보다 섬세한 PPT 제작을 원한다면 ‘F9’ 단축키를 이용해보자. 슬라이드에 안내선 보다 더욱 촘촘한 ‘눈금선’이 표시된다. 이 눈금선을 이용해 보다 완성도 높은 결과물을 만들어보자. 

개체 복제: Ctrl+D

PPT 상단에 도형을 이용해 ‘메뉴 바’를 만들고자 한다. 메뉴 수만큼의 도형을 만들어 눈금선에 따라 배치하면 될까? 물론, 이렇게 해도 상관은 없다. 그러나 너무 많은 시간이 소요된다는 것이 문제다. 그렇다면 이런 상황에는 어떤 단축키를 사용해야 할까? 

정답은 ‘Ctrl+D’다. 이 단축키는 도형을 일정한 간격으로 복사해 자동으로 배치해주는 단축키다. 도형을 만든 뒤, Ctrl+D를 누르면 똑같은 도형이 복제된다. 이 도형을 내가 원하는 위치로 옮긴 다음 다시 Ctrl+D를 누르면 첫 번째, 두 번째 도형과 똑같은 간격의 도형이 생성된다. 

글자 바꾸기: Ctrl+H

모두 100페이지의 슬라이드를 만들었다고 가정해보자. 그런데 검토하는 과정에서 단어 하나가 잘못 사용된 것을 발견했다. 그렇다면 이 단어를 수정하기 위해 100개의 페이지를 모두 찾아 나서야 하는 걸까? 

만약 이러한 상황에 부닥쳤다면 ‘Ctrl+H’ 단축키가 모든 것을 해결해줄 것이다. Ctrl+H는 특정 단어를 바꿔주는 단축키. 찾아야 할 단어와 바꿀 단어를 입력만 하면, 단어가 모두 교체된다. PPT 제작 중 또는 제작 후 아주 유용하게 사용하게 사용되니 꼭 기억해두자. 

 

엑셀, PPT 단축키, 이보다 더 좋을 순 없지!

대학과 직장 생활의 질을 올려주는 단축키. 오늘부터 프로그램을 켜둔 뒤, 하나씩 적용해보자. 지금보다 한층 업그레이드된 결과물은 물론, 칼퇴근과 칼하교까지 덤으로 따라올 것이다.
 


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