효과적인 업무 이메일 작성 하는 방법 이것만 알면 돼!
효과적인 업무 이메일 작성 하는 방법 이것만 알면 돼!
  • THE UNIV
  • 승인 2020.09.09 13:28
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효과적인 업무 이메일 작성하는 방법 
이것만 알면 돼!

 


 

더 유니브 김다희 에디터

 

 

 


일을 하다 보면 거래처와 업무 이메일을 주고받을 때가 있습니다. 주로 요즘은 카카오톡이나 여러 메신저들을 활용해 소통을 하고 있지만 일부 기업에서는 이메일을 사용하고 있는데요. 업무상 중요하고 의사 결정에 필요한 내용이나 이슈 사항을 담고 있기 때문에 현대인들에게 없어선 안 될 전달 사항 중 하나입니다. 

하지만 글로 모든 업무를 설명해야 되기 때문에 신중하게 전달하는 것이 중요하며 특히 신입 사원들의 경우 이 과정을 굉장히 어렵게 받아들이는 경우가 있습니다. 사실 회사 입사하기 전에 이메일 사용하는 것은 나에게 첨부 파일 보내거나 학업에 관련된 일로 교수님께 보내는 것이 전부였지만 직장인들에게 있어서 이메일은 업무를 위한 중요한 커뮤니케이션 수단으로 활용되고 있기 때문에 신입사원들의 경우 이 점이 어렵게 다가올 수밖에 없어요.

회사에서 이메일 보낼 때 중요한 포인트로 잡아두는 것은 바로 '정중함'입니다. 문자 혹은 다른 메신저와 다른 정중함과 격식이 필요한데 오늘은 이런 점들에 대해 깊이 있게 알아보고 파헤쳐보려고 합니다.
 

 

 

 

실명과 직책을 반드시 기입하기

이메일 보내는 목적은 업무에 관련된 내용을 전달하는 것인데, 어느 부서의 어떤 사람인지 밝히지 않은 상태에서 메일을 보내게 되면 받는 이는 당황스러울 수밖에 없습니다. 업무상의 이유로 메일을 보내야 하는 경우에는 당신이 해당하는 업무에 대해 상대와 의논할 권한이 있는 담당자라는 것을 명백하게 밝혀야 되기 때문에 보내는 사람 항목에 실명을 기입하고 이메일 하단에 있는 서명 항목에는 회사명, 소속, 이름과 직책을 기입하는 것이 좋습니다.

 

 

 


쓸데없는 말은 NO! 짧고 간결하게 작성하기

문장을 짧고 간결하게 작성하는 과정은 훌륭한 업무 이메일 작성 노하우가 될 수 있는데요. 간혹 유려한 표현을 만들기 위해 긴 문장을 구사하는 경우가 있지만 업무 이메일이라면 목적은 주어, 목적어 그리고 서술어를 쉽게 파악할 수 있도록 작성하셔야 합니다. 오해를 불러일으킬 수 있는 소재는 피하고 문장은 되도록이면 짧고 간결하게 작성할 수 있도록 노력해 보세요.

메일 제목은 인사 혹은 업무 성격이 나타나도록 작성하며 메일을 처음 주고받는다면 인사와 본인의 소속을 밝히는 첫인사 정도를 제목으로 하는 것이 좋습니다. 그 이후에는 전달하고자 하는 업무가 정확히 드러나는 제목으로 간결히 보내는 것이 좋습니다.

 

 

 

본문 구성 3원칙 지키기

메일은 일종의 편지로 인사말, 맺음말이 있어야 하며 그 안에 본론이 들어가야 합니다. 이메일 작성할 때 이 구성을 생각하고 작성하시면 좀 더 편안하게 기입할 수 있는데요. 먼저 인사말 작성할 때 본인의 소속과 함께 간단한 자기소개가 포함되어야 하며 본론은 핵심만 작성하는 것이 좋습니다. 마지막 맺음말에서는 이메일 읽은 상대방에 대한 감사함을 표현하는 것도 좋아요. 감사 인사로 이메일을 마무리할 경우 일의 예후가 훨씬 좋다는 여러 연구 결과로 입증되기도 했습니다. 예를 들어 상단에는 안녕하세요. OO 기업 OOO 님, OO 기업의 OOO입니다.라고 시작하며 하단에는 읽어주셔셔 감사합니다. OO 드림.으로 마무리하는 것이 좋아요.

 

 

 

문장 구성 3요소 지키기

업무용 이메일의 흐름은 상대방에게 업무 관련된 내용을 전달하고 설득하는 경우가 많습니다. 때문에 간결한 문장으로 정확한 지금의 상황을 전달하는 것을 우선순위에 두어야 하는데요. 그러기 위해서는 문장 구성의 3박자를 골고루 제때 지켜야 합니다. 가장 먼저 주어가 명확하게 들어가야 하며 주어를 받는 목적어가 명확하게 나타나야 합니다. 마지막으로 주어와 목적어가 각가 해야 할 내용 혹은 명확하고 분명한 언어로 표현이 되어야 합니다.

이메일을 보내는 목적은 업무에 관련된 내용을 전달하는 것이기 때문에 사사로운 이야기나 길게 들어가야 할 문장 및 표현이 중복적으로 들어가는 것을 지양하셔야 합니다. 되도록이면 간단하고 명확하게 작성하는 것이 중요해요. 긴 내용을 작성하게 될 경우 상대방이 내용 이해를 돕기 위한 단위로 문단마다 엔터를 쳐 문단을 나누거나 자세한 내용이 담긴 첨부 파일을 보내는 것이 훨씬 더 효과적입니다.
 

 

 

 

첨부 파일이 있다면 꼭 필요한 자료만 보낼 것

업무상 이메일 보내야 할 때 관련 자료를 첨부해야 되는 경우가 발생합니다. 혹시나 첨부 파일이 함께 가는 메일이라면 본문에 자료를 첨부했다는 글을 반드시 넣어주시고 상대방이 이 자료를 어떻게 활용하는 것이 좋을지 짤막하게 코멘트 남겨주시는 것 또한 좋은 방향이 될 수 있습니다. 또한 자료 처부 할 때 파일명이나 용량도 신경 써주는 것이 좋은데요.

파일명에는 자료 보내는 오늘의 날짜와 분류, 제목 등 일정한 형식을 통일하는 것이 좋습니다. 혹은 사내에서 정해둔 규칙이 있다면 그 규칙을 따르는 것이 가장 좋아요. 더불어 용량이 너무 커지면 상대방 컴퓨터에 호환 되지 않을 수 있기 때문에 용량 큰 파일은 최대한 지양하는 것이 좋습니다.

 

 

 

이메일에 사용할 언어 목록 예시들

우선 이메일 보내실 때 가장 중요한 핵심 키워드는 정확한 말을 전달할 것, 간단 명료하게 보낼 것, 정중한 말을 사용할 것 이렇게 세 가지로 분류가 됩니다. 문장이 너무 지나치거나 길어져서 비문이 되지 않도록 해주는 것이 좋으며 긴 문장은 2개 이상 나눠서 작성하시고 적절한 연결어와 쉼표 활용하여 뜻이 명료하게 전달될 수 있도록 해주세요.

예를 들어, 지난번에 말씀하셨었던 프로젝트 관련하여 유관 부서에 확인도 요청했었으나 답변이 오지 않았었고 이 때문에 서류 준비가 누락되어 결국 배송 지연이 되었고 불편을 초래하게 되어 매우 죄송하게 생각하고 있습니다. 와 같은 문장을 바꾸게 된다면 지난번에 말씀하셨던 프로젝트 건과 관련된 유관부서에 확인 요청했으나 답변을 받지 못하였습니다. 이로 인해 서류가 누락되었고 배송이 지연되어 대단히 죄송하다는 말씀드립니다. 

불필요한 단어 및 길게 늘어진 문장 형태는 오히려 혼란스러움만 가증이 됩니다. 불필요한 수동태, 번역투 문체, 잘못된 단어들을 주의하시고 작성하시길 바랍니다.

 

 

 

 


참조 메일과 비밀 참조 기능 및 역할을 제대로 알고 활용하기

이메일 안에는 참조라는 기능이 있는데요. 이를 잘 모르고 넘어가시는 분들이 정말 많습니다. 이 기능은 해당 이메일을 함께 받아보아야 하는 사람들을 넣는 공간으로 참조자는 이메일을 직접 주고받는 사람은 아니지만 업무와 관련도가 높은 이들에게 보입니다. 때문에 참조로 넣어달라는 당부를 따로 받았을 경우, 본인 판단하에 해당 메일을 알고 있어야 하는 업무자에게 참조 메일 기능을 활용해 보시길 바랍니다.

비밀 참조는 참조로 들어가긴 하지만 누가 들어갔는지 상대방이 알 수 없는 상태이며 메일을 받긴 했지만 메일 상에 수신자 혹은 참초자로 표시되어 있지 않아 단어 그대로 메일을 받은 사람을 알 수 없게 되니 이 기능을 잘 활용해 보시길 바랍니다. 

 


 


더 유니브 김다희 에디터 

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사진출처 : 에디터 본인 촬영 및 제작물 

 

 


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