기본적인 엑셀 함수정리 업무 효율 UP!
기본적인 엑셀 함수정리 업무 효율 UP!
  • THE UNIV
  • 승인 2020.12.03 14:14
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기본적인 엑셀 함수정리 
업무 효율 UP!

 

 


 


더 유니브 에디터 / 김다희
 

 

 


업무 하다보면 엑셀 활용해야 될 때가 정말 많습니다. 하지만 막상 수 많은 기능들 중 어떤것부터 시작해야 되는지 떠오르지 않을 때가 정말 많은데요. 직장인이라면, 누구나 엑셀로 작업을 요구하지만 활용 격차가 [함수정리]에서부터 나오게 됩니다. 오늘은 엑셀 함수 중 가장 기본인 내용들을 소개해드리겠습니다.

 

 

 

엑셀의 기본 요소는 바로 숫자입니다. 여러 데이터들을 합치고, 더하고, 평균을 구하고, 오름차순, 내림차순 등으로 정리하는 것이 키 포인트인데 이 함수들을 제대로 알고 있어야 제때 활용할 수 있어요. 가장 먼저 해야 될 것은 바로 차트 만들기입니다. 데이터를 가장 잘 표현할 수 있는 차트를 선택하고, 데이터 필드 혹은 기록 변경 하는 방법을 알아두면 숫자의 의미와 함수정리를 빠르게 할 수 있어요.

tip > 조건부 서식도 잘 활용하면 좋습니다! 예를들어, 매출이 평균 이상인지 이하인지 등을 숫자로 정확히 파악하지 않고도 셀의 서식만으로도 충분히 파악할 수 있기 때문이죠!

 

 

1. 기본적인 함수용어 정리 


- SUM : 아주 기초적인 <산수> 계산을 수행하도록 명령하는 함수로, 엑셀을 사용한다면 누구나 다 알고 있을만한 용어입니다. 예를들어 셀 C2에서 셀A2와 셀B2의 합계를 구하려고 한다면 C2에 =SUM(A2:B2)를 입력하고 엔터를 누르면 이 두개의 합이 나오게 됩니다.

- AVERAGE : 이는 평균값을 내주는 함수입니다. SUM과 비슷한 원리로 작동되는데요. A2부터 A13까지 소득 평균값을 구하기 위해서는 =AVERAGE(A2:A13)을 입력하면 월 평균 소득을 구할 수 있게 됩니다.

- MEDIAN : 위 함수와 약간 헷갈리시는 분들이 있지만 이는 중앙값을 내주는 함수입니다. 

 

 

2. 기본적인 함수용어 정리 

- MIN : 셀 범위에서 최소값을 찾을 때 사용하는 함수용어로 예를들어 B3에서 B9까지 나오는 값 중 제일 낮은 값을 찾을 때 사용할 수 있습니다. =MIN(BE:B9)를 사용하게 되면 셀 범위에서 가장 적은 값이 나타납니다.

-MAX : MIN과 정 반대의 의미로 셀 범위에서 가장 큰 값을 제시해주고 있기 때문에 MIX와 사용하는 방법이 똑같습니다.

- COUNT : 특정 범위에 숫자가 포함 된 셀의 수를 알고 싶을 때 일일이 손으로 셀 필요 없이 이 함수값을 넣으면 확인할 수 있습니다. 셀 범위 내에 숫자와 텍스트가 혼합되어 있다고 가정할 때 이 함수값을 넣으면 숫자가 포함 되어 있는 셀의 숫자를 알 수 있습니다.

 

 

SUM 함수 적용하기

이 함수는 숫자로 통계를 내야 할 때 가장 많이 활용되는 함수값으로 합계 내고 싶은 셀을 드래그하거나 셀 범위를 지정하여 모든 값을 더해주는 기능입니다. 예를 들어 더해야하는 데이터값이 E4부터 E7까지라고 한다면, =SUM(E4:E7)을 작성하고 엔터 누르면 총 판매량을 확인할 수 있습니다.

 

 

AVERAGE 함수 적용하기


SUM과 똑같은 방식으로 적용되지만 이 함수는 셀범위 내에 평균값을 확인할 수 있습니다. 매출액이나 판매량 등 단위가 높은 숫자 평균값을 구해야 할 때는 이 AVERAGE 함수값을 사용하여 모든 평균값을 구할 수 있습니다. 

TIP > 모든 데이터의 숫자 평균값을 구할 땐 드래그 혹은 쉬프트를 눌러 첫 데이터와 마지막 데이터를 입력해도 되지만 평균 내야 하는 데이터가 연속되지 않은 위치에 있을 경우 쉬프트를 사용하여 필요한 셀만 클릭할 수 있다는 점! 

 

 

 

VLOOKUP 함수 적용하기

배열이나 한 행, 한 열 범위 내에 있는 값을 찾을 때 사용할 수 있는 함수정리로 행 혹은 열의 데이터를 찾고자 할 때 이와 같은 함수를 사용하여 결과값을 도출할 수 있습니다. 첫 열, 열의 같은 행을 가져올 때 사용할 수 있으며 내가 만약 첫 행에 있는 게 필요하다면 내가 비교해야 되는 값, 내가 비교할 범위의 값, 내가 가지고와야하는 결과 값 순으로 함수 식을 세워 원하는 결과 값을 도출할 수 있습니다.

 

HLOOKUP 함수 적용하기

배열의 첫 행에서 값을 검색하여 지정한 열의 같은 열의 값을 가져올 땐 이 HLOOKUP을 배열의 첫 열에서 값을 검색해 지정한 열의 같은 행에서 값을 가져올 땐 VLOOKUP으로 값을 구할 수 있습니다. 따라서 찾아야 할 값을 두고 행으로 나열되어 있으면 HLOOKUP 함수를 사용하시면 되고 반대로 값이 열로 나열 되어 있으면 VLOOKUP이라고 생각하시고 적용하신다면 훨씬 쉽고 빠르게 사용하실 수 있습니다!


 

 

IF 함수 적용하기


엑셀 필수 함수 중 하나로 어떤 조건을 만족하는 경우와 만족하지 않은 경우 각각 다른 값을 도출합니다. 한가지 조건에 맞는 결과를 표시하는 단순한 함수이긴 하지만 중첩하여 사용하게 되면 훨씬 더 편리하게 사용할 수 있습니다. 제품의 매출액이 목표액을 달성했는지 확인할 때 IF함수를 사용할 수 있는데요. =IF(조건, [참값],[거짓값]을 사용하게 되면 제품 별 목표 달성액 여부를 확인할 수 있습니다.

 

 

 

MAX 함수 적용하기 


숫자 데이터를 여러가지 종합하다보면 이 범위 중에서 최소값과 최대값을 구해야 할 일이 있습니다. 그럴 땐 MAX/ MIN함수를 활용하여 원하는 결과값을 도출할 수 있어요. 또한 필요에 따라 MIN함수와 MAX함수를 사용할 수 있습니다.

예시로 보여드린 9월의 판매량 중 MAX값을 확인하고 싶을 땐 =MAX(F5:F8)을 드래그 및 작성하여 엔터 누르게 되면 가장 큰 결과값이 나오게 됩니다.

 

 

 

 

MIN 함수 적용하기

 

MAX와 마찬가지로 MIN 적용시키는 방법도 똑같습니다. 쉬프트, 컨트롤을 클릭하여 전체 최소값 혹은 부분 최소값을 도출할 수 있어요. MIN 함수는 Fx를 활용하여 정리할 수 있지만 셀을 선택하고 홈-편집-자동합계-최소값을 클릭하면 자동으로 결과값을 산출할 수 있습니다. 인수들의 최소값을 구할 땐 이와 같은 은 방법으로 확인해보세요!

 

 


 

 

 


더 유니브 에디터 / 김다희

 

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사진출처 : 에디터 본인 촬영 및 제작물
 

 


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