직장생활 10년차가 알려주는 비즈니스 이메일 작성 노하우
직장생활 10년차가 알려주는 비즈니스 이메일 작성 노하우
  • THE UNIV
  • 승인 2020.12.11 15:05
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직장생활 10년차가 알려주는 
비즈니스 이메일 작성 노하우

 


 

더 유니브 에디터 / 김다희


 

 

신입사원은 왜인지 모를 긴장감과 설레임이 온 몸을 감싸게 됩니다. 취업을 준비 했었던 기간이 길고, 고단했을수록 신입사원으로써 가지게 되는 기대감과 비장함 역시 비례하게 되는데요. 이러한 기대감과 달리 막상 직장생활을 하게 되면 예상하지 못했었던 일들이 혼란스러움과 함께 등장합니다. 대학교, 아르바이트 등으로 경험하지 못했엇던 여러가지 비즈니스 용어들이 머리 속에 복잡하게 들려오곤 하는데요.

직장에서 사용하는 비즈니스 용어는 스스로 배워야 하는 경우가 많고, 모든 비즈니스는 이메일에서 시작하여 이메일로 끝낸다해도 과언이 아닐만큼 정말 어마어마하게 많습니다. 모든 직장인들이 어제도 이메일을 보냈었고, 오늘도 이메일을 보내기에 단순히 커뮤니케이션 수단을 넘어서 회사의 품격, 비즈니스 성공 가능성을 높여주는 도구라고 말할 수 있습니다.

이메일은 격식을 갖춰서 보내야 합니다. 보고서, 기획서처럼 철저하게 양식에 맞춰서 작성하는 것은 아니지만 이메일은 보고서와 모바일 메신저 중간에 위치한 커뮤니케이션 도구로써 딱 그정도의 격식만 갖추면 됩니다. 


 

 

실명과 직책 기재하기

업무상 이메일을 보내게 될 때 당신이 어느 부서의 어떤 사람인지 밝히는 것은 사실 기본중의 기본입니다. 업무상의 이유로 이메일을 보내야 하는 경우, 당신이 해당 업무에 대하여 상대와 의논 할 가치가 있는 사람인가에 대해 명백히 밝혀야하기 때문이죠. <보내는 사람> 항목에 별명이나 이모티콘이 아닌 실명을 기입해야 하고 이메일 하단에 있는 서명 항목에는 회사명과 소속, 이름과 직책을 올바르게 기입하는 것이 매우 중요합니다. 때문에 실명과 직책은 반드시 들어가야하는 필수 요소 중 하나예요!

 

 

 

비즈니스 이메일 작성 노하우 3단계

일과 시간 중 이메일 업무에 꽤 많은 시간을 보내는 경우가 있습니다. 수신자와 발신자가 확실하게 커뮤니케이션 할 수 있도록 작성 스킬을 쌓고, 디테일 챙기는 습관 즉 노하우 3단계를 주목해주세요.

1. 용건만 간단하게
이메일 작성하며 가장 중요하게 생각해야 하는 것은 '어떻게 하면 가장 간결하면서도 내용을 충실하게 잘 전달할 수 있을까' 입니다. 다른 사람에게 용건을 간단히 전달 할 때에는 간단하게 결론만 말하는 것이 효과적입니다. 긴 글은 보기만해도 거부감이 생기기 때문이죠. 메일에 요점과 상관없는 정보는 과감하게 삭제하세요!

2. 제목은 눈에띄게!
수신자가 이메일 확인할 때 가장 먼저 확인하는 것이 바로 제목입니다. 제목에서 차별성을 두어 작성하는 것은 이메일 작성에 아주 특화된 방법입니다. 제목만 봐도 해당 업무의 중요성이나 내용을 잘 파악할 수 있도록 작성해야 합니다.

3. 주소는 최대한 간결하고 심플하게
이미 만들어진 주소는 상관없지만, 주소를 새롭게 만들어야한다면 이메일 주소를 최대한 간결하고 심플하게 만드는 것이 좋습니다! 업무를 하다보면 자신의 이메일을 대화로 불러줘야 하는 경우가 굉장히 빈번하기 때문이죠. 이메일 주소가 어려울 경우에는 두번, 세번이나 다시 이메일 주소를 불러줘야 하기 때문에 본인의 이름 특징을 살린 단어를 활용하는것도 좋은 방법입니다.

 

 

 

비즈니스 이메일 작성 주의사항 3단계


앞서 소개해드린 비즈니스 이메일 작성 노하우가 있다면, 이번에는 주의사항 3단계를 말씀드리겠습니다!

1. 부가적인 인사말은 삼가하기!
안녕하세요 라는 인사 후에 바로 본론으로 들어가는것이 어찌보면 딱딱한 문체로 느껴질 수 있으나 간단한 인삿말이나 부가적인 내용은 오히려 불필요한 내용으로 보여지기 때문에 너무 길게 작성하지 않는 것이 중요합니다.

2. 맞춤법, 오탈자 검사하기
비즈니스 이메일 작성할 때에는 맞춤법에 어긋나거나 오탈자가 있는지 확인해야 합니다. 이메일의 내용도 당연히 중요하지만 맞춤법에 어긋나거나 오탈자가 있을 땐 신뢰도가 떨어져보이기 때문에 보내기 전에 다시 한번 이메일 내용을 검토하세요.

3. 이모티콘 사용은 최대한 자제!
최근에는 이모티콘 사용하시는 분들이 많아졌습니다. 하지만 내용과 관련 된 이모티콘은 딱딱한 내용으로 보여지지않기 때문에 호감으로 느껴지거나 너무 과하게 사용하게 되면 신뢰도를 떨어트릴 수 있으니 이를 주의하세요!


 

 

 

알고 있으면 도움되는 약어 총정리

영어 단어도 아닌데 처음 보는 영어가 있어서 당황스러우셨나요? 주변 직장 동료들에게 물어보기도 애매하고, 검색 해봐도 딱히 좋은 답변을 얻기 어려웠었던 '비즈니스 이메일 약어'를 알려드립니다.

ASAP : 가능한 빨리
FYI : 참조로
PLS : 부탁드립니다.
Q'ty : 수량
Am't : 금액
Attn. : ~귀하, ~앞
Msg : 메시지
Nrn : 답신이 필요하지 않습니다.
Eod : 문서의 끝
Tbd : 미정
Btw : 그리고

 

 

 

전달(Fw) 참조(Cc)에 관하여


메일을 전달할 때 아래로 쌓인 메일이 많은 경우, 받는 사람이 메일의 목적을 빨리 파악할 수 있도록 어디서부터 어디까지 참고하면 좋은지 함께 알려주는 것이 좋습니다. 여러명에게 메일을 전달하면서 어떤 사람들에게 메일을 보냈는지 알리고 싶지 않다면 본인의 메일 주소를 수신인(To)에, 다른 이들의 메일 주소를 숨은참조(Bsc)에 넣으면 됩니다!

수신인, 참조, 숨은참조에 따라 이메일 받은 사람이 읽고 대처하는 방법이 달라지기 때문에 상황에 따라 적절히 사용하는 것이 좋습니다.

수신인에는 업무와 직접 관련이 있어 메일에 답변할 사람을, 참조에는 꼭 답변할 필요는 없지만 내용을 참고할 사람, 보통 같은 업무를 공유하는 팀 혹은 상사를 넣어 업무 진행 상황을 간접적으로 공유하게 됩니다. 

숨은참조는 메일 내용을 공유하고 싶지만, 그 대상을 수신인과 다른 참조인에게 알리고 싶지않을 때 사용합니다. 상대방에게 받은 메일의 회신이나 응답은 되도록 24시간 이내에 하는 것이 가장 좋아요. 만약 24시간 이내에 명확한 답변을 주지 못한 상황이라면 언제까지 답을 주겠다는 내용으로 회신하는 것이 좋습니다.

 

 

 

비즈니스 이메일의 핵심요소 

1. 제목, 본문, 추신 순으로

이메일 작성은 상대방에게 전달 할 내용이 무엇인가? 반대로 상대방에게 어떤 내용을 받아야하는 것인가?등의 내용을 주고 받는 것입니다. 이메일 작성할 때는 본문, 추신 순으로 작성하고 제목과 내용 그리고 추신을 보낸 사람의 의도가 무엇인지 한 눈에 알 수 있도록 구성해야 합니다.더하여 제목, 본문, 추신 이 외에 더 추가해야 될 내용이 있다면 동영상, 문서 등을 첨부파일로 첨부하여 전달하고자 하는 사람에게 충분한 정보 전달을 할 수 있도록 합니다.

2. 효율적인 전달방법이란

이메일은 사람을 보고 전달하는 것이 아니라 문자로 상대방에게 의사나 의견을 전달하는 수단으로써 상대방에게 업무적으로, 정서적으로 가장 효과적인 방법인가?에 대해 생각해볼필요성이 있습니다! 이메일을 작성할 때 어떤 내용이더라도 만나서 대화를 나눌 때처럼 작성하다보면 문자의 감정 표현이 조금은 상대방에게 감정적으로 다가설 수 있지 않을까요? 이메일은 사적인 내용이나 감사의 마음을 전달하는 데 있어 부족함이 많다는 것을 충분히 명심하고 작성하는 상황에 맞게 커뮤니케이션 밥업을 선택하는 것이 효율적입니다.

3. 첨부파일, 내용 한번에

비즈니스 메일을 사용하다보면 ppt 파일부터 일반문서, 이미지 등 각종 첨부파일을 송부하는 상황이 발생합니다. 처리해야 할 업무가 많은 바람에 매번 첨부파일을 잊는 습관이 있다면 조금 천천히 검토하더라도 반드시 고치셔야 합니다. 첨부 파일이 누락된 메일을 보낸 후 피드백 요청하는 것만큼 시간을 배로 낭비하는 일이 없기 때문입니다.

담장자가 파일을 다시 요청하고 재송부하는 과정은 생각보다 많은 시간이 소요됩니다. 또한 뒤늦게 누락된것을 먼저 알아채고 신속하게 재송부할지언정 수신자의 업무 이메일함에는 시간차로 또 다른 메일이 쌓이기 때문에 혼선을 줄 위험성이 농후합니다. 때문에 언제나 첨부파일은 내용과 함께 한번에 포함하여 보낼 수 있도록 하는 꼼꼼함을 가지세요!

 

 


 

더 유니브 에디터 / 김다희

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사진출처 : 에디터 본인 촬영 및 제작물


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