기획보고서 작성꿀팁, 3초만에 통과한다.
기획보고서 작성꿀팁, 3초만에 통과한다.
  • THE UNIV
  • 승인 2021.02.02 14:29
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기획보고서 작성꿀팁
3초만에 통과한다

 


 

더 유니브 에디터 / 김다희

 

 

 


기획 보고서 잘쓰는 방법은 무엇일까. 회사에는 수많은 보고서와 문서들이 가득한데 수집한 자료와 근거들을 빼곡히 넣으려고 노력하지만 상사는 제목과 요약본만 보고도 결정할 수 있는 보고서를 원합니다. 보고서를 잘 쓴다는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는것을 의미하지 않습니다. 시간관리 능력, 한 사람의 업무 지식과 정보, 통찰력 있는 분석, 추진력 등의 결정체가 바로 이 보고서입니다.

회사에서 보고서 작성해야하는 순간마다 모니터 앞에서 한숨을 내쉬는 직장인을 위해 기획보고서 작성방법 매뉴얼에 대해 이야기해보려고 합니다. 내가 보기에는 별반 차이가 없어보이는데 누군가는 칭찬을 받고 누군가에게는 또 꾸중을 듣습니다. 

어떻게 하면, 보고서를 잘 쓸 수 있을까?

이런 고민을 하고 있는 이들에게 보고서 작성 꿀팁, 이것만 알면 3초만에 통과할 수 있는 꿀팁을 이야기하고자 합니다. 이 보고서 작성방법을 염두에 두고 작업하게 된다면 결과물이 훨씬 더 좋아지기에 더 나은 보고서를 작성하는 사람으로 변모해있을것입니다.

 

 

 

기본 보고서 작성의 5가지 기본단계

1. 목적(보고)를 명확하고 간결하게 파악할 수 있어야 합니다.
2. 수요자의 입장에서 핵심 내용을 먼저 파악할 수 있어야 합니다.
3. 완경설과 결론을 가지고 있어야 합니다.
4. 전체를 볼 수 있어야 합니다.
5. 기본적인 형식을 갖춰야 합니다.

보고서의 가장 큰 핵심은 바로 '목적'이 '명확'하게 나타나야 합니다. 더불어 유형, 목적, 특성에 따라 전개 방법이 달라질 수 있지만 받는 입장에서 이해하기 쉽게 작성해야 합니다. 보고서를 받는 사람의 입장에서 작성해야 되며 이 때 작성자의 선입견이나 이해관계, 전문용어 사용등을 최대한 배제하고 객관적으로 작성하는 것이 좋습니다. 더불어 세부사항같은 경우 각주를 달거나 출처를 밝혀줘야 합니다.

 

 

기획보고서 작성방법

보고서 작성하려면 일단 쓰는것도 중요하지만 그 전에 반드시 알아두어야 할 게 있습니다. 바로 보고서에 대해 <생각> <기획>하는 과정입니다. 일단 쓰는것도 매우 중요하지만 내가 어떤 내용을 전달하려는걸까 파악하는 것 역시 매우 중요하기 때문입니다.

보통 육하원칙에 입각해서 정리한다고 하는데 여기에 두가지를 더해 팔하원칙으로 쓰는 것 또한 좋은 방안이 됩니다. 왜 글을 써야 하는가, 누구를 위해 쓰는가, 무엇을 위해 쓰는가, 언제까지 쓰는것인가, 자료와 정보를 어디서 얻을것인가, 어떤 방법을 제시할것인가, 어떤 수량을 제시할 것인가, 어떤 비용을 제시할 것인가, 이렇게 총 8원칙을 정해두는것이 좋습니다.

>> 왜 글을 쓰는가 : 의도, 이유, 배경을 묻는 것이다.
>>누구를 위해 쓰는가 : 사람의 역량, 성향, 가치관 등에 의해 좌우될 수 있다.
>> 무엇을 위해 쓰는가 : 보고의 주제, 내용을 이야기하는 것이다.
>> 언제까지 쓸 것인가 : 구체적인 실행계획과 관련되어있다.
>> 자료와 정보를 어디서 얻을 것 인가 : 객관적인 자료를 검토하게 된다.
>> 어떤 방법을 제시한 것인가 : 추진하고자 하는 방법, 절차, 도구를 점검한다.
>> 어떤 수량을 제시할 것인가 : 건수, 수량에 대한 정확한 표기가 필요하다.
>> 어떤 비용을 제시할 것인가 : 숫자를 표기하게 되면 훨씬 더 와닿게 된다. 

 

 

 

 

이 처럼 여덟가지의 수칙을 정해놓고 보고서 작성방법을 떠올리면 훨씬 더 간추릴 수 있습니다. 수십년간 동일한 업무에 종사해온 베테랑일지라도 보고서 작성은 누구에게나 어렵게 다가오기 마련, 그럴 땐 이 내용을 기억하면 조금 더 편해질거예요!

1. 핵심 내용은 맨 앞으로 : 특정 업무의 결과가 아무리 좋더라도 그 결과물을 알릴 때 엉망으로 작성했다면 빛이 바래게 됩니다. 보고하려는 핵심적인 내용을 추려내 정리하는 것이 point!
2. 자료수집과 분석은 최대한 객관적으로 : 보고할 내용과 8원칙을 정해두었다면, 그 내용에 적합한 자료를 취합하는 것이 중요합니다. 자료 정리 중 관계가 전혀 없거나 중요도가 떨어지는 자료들은 배제하고 정확하고 믿을 수 있는 자료를 선발하는 것이 중요하니다.
3. 기본적인 틀을 지키면서 최대한 쉽고 간결하게 : 본인이 속해있는 기업에서 통용되는 보고서 틀을 숙지하는 것이 가장 먼저 해야 할 일입니다. 폰트, 글자크기, 띄어쓰기, 글머리양식 등 전체적인 내용을 숙지하고 쉽게 이해할 수 있도록 간결한 문장을 사용합니다. 특히 보고서는 정확한 숫자, 구체적인 표현으로 이뤄져야 합니다.
4. 검토 및 보완은 필수 : 초안 작성을 마치게 되면 가장 먼저 오탈자를 확인해야 합니다. 좋은 보고서란 실수가 없는 보고서입니다. 아무리 잘 쓴 보고서라 해도 맞춤법 및 오탈자가 나있으면 신뢰도가 떨어지기 때문입니다.
5. 마감 시한 엄수 : 힘들게 보고서 모든 걸 다 작성했다 한들 제출기한을 넘게 된다면 어떤 평가도 제대로 듣지 못하게 됩니다. 타이밍이 맞지 않으면 가치가 떨어지고 심지어 무용지물 될 가능성이 크기 때문에 기업 특성상 시간은 반드시 지키는것이 좋습니다.


 

 

보고서 작성시 주의해야할 점

직장인들은 회사 문서가 당장 관심을 유발하지 않거나 글에서 무언가를 해달라는 직접적인 요청을 받지 않는다면 3초만에 집중력이 증발하게 됩니다. 결국 내 문서를 정독하는 사람은 나 뿐입니다. 기승전결이 기가 막히고 한 문장, 한 단어에 심혈을 기울여서 다 읽고 나면 고개가 저절로 끄덕여지는 문서가 있다 하더라도 이를 놓치면 원점으로 돌아가게 됩니다.

1. 보고서의 요점
보고의 요점을 명확하게 하여 받는 사람의 관점에서 이해하기 쉽게 작성되어야 합니다. 특히 보고서는 특정 사안에 관한 현황이나 연구, 검토 결과를 보고하거나 건의하는 문서로 특정 사안에 관한 결과를 명확하게 작성하여 보고하고자 하는 내용이 있다면 그것이 무엇인지를 한 눈에 알 수 도록 해야 합니다. 

- 해당 분야의 전문용어 사용 등 이해하기 어렵게 작성하지 않을 것, 어려운 한자, 불필요한 외래어 등의 사용은 지양하되 필요시 별도의 설명을 추가하거나 참고자료를 첨부
- 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련 사항을 확인·재확인하여 보고 받는 사람의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성

2. 보고서의 완결성
이 자체로 완전한 형식과 내용을 갖춰야 하며, 다른 보고서와 자료가 없이는 제대로 이해할 수 있어야 합니다. 또한 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확하게 서술해야하며 몇개의 주제를 혼합하여 혼동을 일으키지 않아야 합니다. 보고서 분량을 가능한 심플할수록 좋으며, 필요시 별첨 참고자료를 활용합니다.

3. 표준화된 서식
기업마다 지향하는 보고서 양식이 있을텐데 이를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성하고 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 불러일으킬만한 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양합니다.

 

 

 

보고서 작성 후 검토해야할 점

1. 오타 및 오류
모든 보고서가 다 작성 되었으면 전체적인 내용을 여러번 검토하여 본인이 의도한 바와 내용이 제대로 일치하는지, 자의적으로 데이터를 해석하지 않았는지, 숫자 및 계산에 오류가 있지 않았는지 등을 살펴보셔야 합니다.

2. 논리의 일관성
보고서는 문제점에 대한 현황 파악부분부터 기획목적, 기획전략, 구체적인 실행계획까지 모든 부분에 걸쳐 논리의 일관성이 필요하다. 따라서 보고서 검토할 때 기승전결이 명확한지, 강조할 부분이 제대로 되었는지 등을 체크하셔야 합니다.

3. 실현가능한 계획
제 아무리 잘 만든 보고서라 할지라도 실현가능성이 전혀 없거나 상대방에게 납득하기 어려운 내용이라면 본질 자체가 흔들릴 수 있습니다. 때문에 실행 가능한 계획인지, 기획을 실행하기 위한 스켸쥴에 무리가 없는지 비용은 적절한지 꼼꼼하게 체크하셔야 합니다.

 

 

보고서 작성 무료템플릿 및 서식 사이트

발표 내용이나 스피치 등 연습 양에 따라 달라지겠지만 템플릿을 사용하게 되면 조금 더 매끄럽게 보여줄 수 있습니다. 완성도 높은 보고서를 기획하기 위해 무료 템플릿 사이트를 소개합니다.

리스 > PPT 자료를 조금 더 완성도 있게 만들어줄 수 있는 무료사이트, 학위 논문 강의자료, 연구 자료등을 무료로 열람할 수 있다.
스몰피디에프 > 다양한 형태의 파일들을 PDF파일로 변환시키고, 압축, 합치기, 페이지 삭제 등 여러가지 작업들을 제공한다.
슬라이드 쉐어 > 회원가입만 하면 주제별로 PPT 파일을 활용할 수 있으며 세계 최대 PPT공유 사이트로 양식을 무료로 사용할 수 있다.

 


 

더 유니브 에디터 / 김다희

 

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사진출처 : 에디터 본인 촬영 및 제작물
 

 


 


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