일잘러가 되기 위한 엑셀 기초기능 알아보기
일잘러가 되기 위한 엑셀 기초기능 알아보기
  • THE UNIV
  • 승인 2021.02.24 13:36
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일잘러가 되기 위한 
엑셀 기초 기능 알아보기

 


 


더 유니브 에디터 / 김다희


 

 

직장인에게 엑셀 작업이란 칼퇴의 중요한 요소 중 하나가 됩니다. 하지만 정작 취업을 위해 준비하는 여러 요소들 중 실무에 필요한 내용들은 미루게 됩니다. 업무에 많이 활용되는 엑셀은 사무화자동 시스템에 꼭 필요한 툴 중 하나입니다. 때문에 이제 막 취업 하신 새내기 분들 혹은 엑셀에 대해 잘 알지 못하시는 분들을 위해 오늘 포스팅을 준비했습니다.

엑셀 함수는 정말 많고 방대하지만 몇 가지 기본 기능만 잘 숙지하고, 활용한다면 업무 효율을 확 높일 수 있기 때문에 직장인에게 필요한 기초 기능 몇가지를 알려드리려고 합니다!


 

 

엑셀 함수 기초 5가지


- SUM
영어로 summary라는 함수에서 나왔으며 한마디로 요약한다는 의미를 가지고 있습니다. 엑셀 배울 때 가장 먼저 배우며 지정된 범위의 총합을 구할 수 있습니다. 개별적인 셀들의 숫자를 합산하여 하나의 값으로 도출할 때 사용합니다.

-SUMPRODUCT
이 함수는 SUM을 응용한 함수로 인수 1과 2를 곱한 값들의 총합을 구할 수 있습니다. [셀1]*[셀2] 이런식으로 계산 할 수 있기 때문에 회계정리할 때 단가와 개수를 작성하고 총액을 보여줄 때 활용할 수 있는 함수입니다.

-SUMIF
이는 앞서 소개해드린 SUM에서 IF를 합친 함수입니다. 사용하는 방식은 범위, 조건, 합계범위로 특정 기준점 이상 값을 보고 싶을 때 사용할 수 있습니다.

- MID
주요 기능으로는 셀에 입력된 숫자 혹은 문자의 일부를 추출하고 싶을 때 사용하는 함수로 셀, 왼쪽에서 추출 시작할 수, 추출단어 수 방식으로 진행됩니다.

-COUNTA
비어있지 않은 셀의 개수를 구할 수 있는 함수로 정산 일을 해야 되는데 미정산 인원은 전체에서 정산 인원을 빼거나 할 때 쓰면 좋은 함수입니다.

 

암호설정 하는 방법


회사 내에서 암호설정할 일이 많지는 않지만 개인적으로 작성한 문서는 간혹 남들에게 보여주고 싶지 않을때가 있습니다. 개인적인 일정을 적은 표라던지, 경제적인 정보가 들어있는 가계부들은 암호를 걸어 타인이 보지 못하게 할 수 있습니다. 따라서 암호설정 방법을 알려드리겠습니다.

파일을 연 뒤 좌측 상단 '파일' 이라는 탭을 눌러주세요. 그러면 다양한 메뉴들이 나오는데 거기서 '정보'를 들어가주십니다. 여기서 '사용권한'을 눌러주세요.

 

 

 

그러면 이 처럼 '암호설정' 패드가 나오게 됩니다. 이 걸 누르게 되면 암호화 창이 뜨는데 여기서 본인이 지정한 비밀번호를 입력하고 확인하시면 됩니다. 암호를 잊으면 복구 할 수 없다는 창이 뜨는데, 이 처럼 한 번 엑셀에 지정한 암호를 잊게 되면 복구 할 수 없으니 따로 적어두시는 것이 좋습니다. 

 

차트만들기


만약 여러분들이 만들 데이터 양이 방대하다면 한 눈에 보기 좋은 차트를 만들어보시길 바랍니다. 엑셀 창에 들어가 맨 위 [삽입]을 클릭하시면 세로, 막대형, 꺽은선형, 원형, 가로 막대형, 영역형, 분산형, 기타 등 다양한 차트를 만들 수 있습니다.

데이터 성격에 따라 적합한 그래프도 볼 수 있습니다. 데이터의 증가 추세를 알고 싶다면 막대 그래프나 선형을 추천드리며 전체의 비중을 파악하고 싶을 땐 원형 그래프를 추천드립니다!

표 만드는 방법

 

'홈' 버튼을 가장 먼저 클릭해주시면 폰트 정할 수 있는 칸 옆에 네모난 박스가 보입니다. 이걸 눌러주시면 아래쪽테두리, 위쪽테두리, 왼쪽테두리, 오른쪽테두리, 모든테두리 등이 있습니다. 모든 테두리를 눌러 표를 완성시킨 후 맨 아래 다른 테두리 버튼을 선택하여 선 굵기, 모양을 변경할 수 있습니다. 혹은 데이터가 있는 아무 셀이나 선택한 뒤 단축키 (컨트롤+T)를 눌러 표를 만들 수 있습니다!

 

 

서식 복사하는 방법


엑셀 서식복사는 내용이 아닌 글씨체나 배경색, 테두리, 숫자, 날짜 등 표기 방식을 그대로 복사하는 방법입니다. 여기서 사용되는 단축키는 원하는 서식의 셀을 지정한 뒤 (컨트롤C+컨트롤+알트+V)-선택하여 붙여놓기 창에서 서식 붙여넣기 선택으로 가능합니다.

더불어 총 세가지 방법으로 나눠질 수 있는데요. 가장 흔히 사용하는 건 셀을 마우스로 드래그해서 컨트롤을 누른 후 클릭하여 선택합니다. 상단 메뉴바 [홈]에서 서식복사 아이콘을 선택하면 지정된 셀의 테두리 점선 모양으로 활성화 되는데요. 이를 다른 셀에다 붙이면 그대로 옮겨집니다.

두번째는 서식복사할 영역을 설정하고 오른쪽 마우스를 클릭하여 복사합니다. 그리고 [선택하여 붙여넣기]를 누르면 엑셀서식 복사 결과화면과 동일하게 변경됩니다.

 

 

마지막 세번째는 조금 더 까다로운 요구가 필요한데요. 파일>탭>정보>옵션으로 들어가 빠른 실행 도구 모음을 선택합니다. 그리고 서식복사를 클릭하여 추가를 누르시면 복사가 완료됩니다. 알트키를 누른 후 숫자키를 눌러서 빠르게 실행 가능하고 서식복사는 한번만 적용되는데 아이콘 두번 누르게 되면 연속 적용이 되므로 이를 참고해보시길 바랍니다.

 


 

더 유니브 에디터 / 김다희

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사진출처 : 에디터 본인 촬영 및 제작물


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